Для покупки или продажи товаров либо услуг компании зачастую обращаются к тендерам. При этом предполагаются определенные расходы на оформление и подачу заявок. Но если у частной фирмы есть еще шансы найти то, что им требуется каким-либо другим способом, то государственные компании по умолчанию не имеют иной возможности осуществить поиск закупок, что официально зафиксировано законодательством.

Участие в тендере как потенциальных покупателей, так и продавцов сопровождается затратами

независимо от того, каким будет результат торгов. И все они требуют бухгалтерского сопровождения.

Расходы на организацию тендера

Фактическим устроителем тендера является заказчик, по чьей инициативе он проводится. Организация тендера предполагает участие в нем не только продавцов и покупателей услуг или товаров, но и независимых специалистов: тендерного комитета и собственно организатора торгов – юридического лица, имеющего соответствующую лицензию и выполняющего функции посредника между заказчиком и претендентами.

Заказчик может организовывать торги самостоятельно, но в этом случае он должен получить лицензию на осуществление такой деятельности.

Организатор подготавливает документацию, а также занимается всеми вопросами относительно оповещения о проведении соответствующего тендера: размещением объявлений в СМИ, рассылкой приглашений. В обязанности организатора также входит формирование комитета, предоставление документации участникам и оглашение результатов.

Если этими вопросами занимается приглашенная организация, то все ее расходы оплачиваются заказчиком.

На случай, если организатор откажется от проведения торгов, законом предусмотрены крайние сроки оповещения об этом участвующих в них организаций и условия возмещения расходов. Если торги предполагается проводить в виде конкурса, то о факте отказа участники должны быть проинформированы не позднее 30-ти дней до предусмотренной даты. В случае торгов в форме аукциона, организатор обязан оповестить об отказе от их проведения хотя бы за 3 дня до их начала. При нарушении этих сроков он обязан выплатить участникам сумму ущерба. Если должны были проводиться закрытые торги, т.е. торги, в которых участвуют только заранее отобранные организатором претенденты, ущерб возмещается в любом случае.

Налоги

Предусмотрено возвращение суммы задатка, внесенного при подаче заявки на участие, проигравшим участникам тендера. Внесенный задаток не считается доходом устроителя и, соответственно, налогом не облагается. Одновременно, возврат суммы задатка проигравшим организациям не считается расходом и при расчете НДС не учитывается.

Задаток на участие в тендере, который был внесен победителем, относится к предоплате закупки или оплате участия в конкурсе (если целью конкурса являлось подписание договора). В первом случае он не относится к доходам и не облагается НДС. Во втором случае сумма задатка является внереализационным доходом и подлежит обложению НДС.

Средства, затраченные на подготовку торгов, принимаются к вычету НДС, если сопровождаются счетами-фактурами, и относятся к прочим расходам.

Если тендер не был результативен, они также могут приниматься к вычету НДС.

Бухучет

Все материальные операции в процессе торгов должным образом отражаются в документах бухучета.

До объявления результата

До момента объявления результатов бухгалтерский учет всех операций с денежными средствами происходит следующим образом.

Дебит

В бухгалтерской документации до объявления результата торгов задатки, полученные от участников, проходят по счету 51 «Расчетные счета».

Расходы на закупку оборудования и оплату услуг, связанные непосредственно с проведением торгов, а также НДС по ним фиксируются по Дт 91, субсчет 2.

НДС по расходам на покупку товаров и услуг для проведения торгов относят к «НДС по приобретенным ценностям», а вычеты – к расчетам по сборам и налогами.

Кредит

Задатки отражаются в счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Закупки на устроение торгов, а также НДС по ним фиксируются в счете 76 или 60 («Расчеты с поставщиками и подрядчиками»).

Вычеты НДС проходят по Кт 19.

После объявления результата

С момента объявления результатов бухгалтерский учет всех операций с денежными средствами происходит следующим образом.

Дебит

Возвращение задатков проигравшим, отнесение задатка победителя к предоплате и начисление НДС отражаются по Дт счета 76.

Кредит

Все операции со средствами оформляются следующим образом:

Задаток победителя, отнесенный в счет предоплаты, отражается в счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Задаток победителя, отнесенный к оплате участия в тендере, проводится по счету 60.

Возвращение задатков остальным участникам заносится в расчетные счета (Кт 51).

НДС с предоплаты проходит по счету 68, субсчет «Расчеты по НДС».

Организация торгов и их учет может и нельзя назвать простым делом, но именно подобные мероприятия дают реальный шанс предприятиию быстро найти те закупки или того заказчика, которые соответствуют всем целям, поставленным на сегодняшний день.