В «Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов» (форма КО-3) осуществляется регистрация приходных и расходных кассовых ордеров. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов предназначен для мониторинга и контроля использования денежных средств.

Если в компании несколько касс, старший кассир ведет «Книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств» (по форме КО-5), в которой зафиксированы суммы принятые (или выданные) остальными кассирами.

В «Кассовой книге» (по форме КО-4) отражается движение наличных денежных средств. У организации есть обязательство вести единственную кассовую книгу, прошнуровать листы данной книги, пронумеровывать листы, опечатать ее и заверить подписями ответственного руководителя и главного бухгалтера.

Каждый лист кассовой книги должен состоять из двух одинаковых частей. Одна из этих частей заполняется в качестве первого экземпляра, а вторая – при помощи копировальной бумаги при заполнении первой. Второй экземпляр должен быть отрезан и будет использоваться в качестве отчета кассира. К данному отчету в конце дня должны быть подшиты приходные и расходные кассовые ордера вместе с подтверждающими их документами. Главный бухгалтер должен проверить отчет, составленный кассиром.

При автоматизированном ведении кассовой книги (посредством информационной БД и спец.средств) – кассовая книга распечатывается по итогам отчетного месяца. Брошюровка, опечатывание и заверение подписями ответственных лиц происходит в таком случае в конце отчетного года.

В таблице ниже описаны действия по заполнению кассовой книги: