Пример Порядка оформления соответствующих документов об уничтожении документов (или  специализированных носителей информации)

1.1. Для подтверждения факта уничтожения комплекта документов (специализированных носителей информации), в том числе для  этой цели может быть осуществлен вывоз офисной макулатуры, нужно составить акт о выделении к уничтожению документов (носителей), не подлежащих хранению.

1.2. Уничтожение документов (специализированных носителей информации) производится на основании приказа руководителя Компании, с указанием способа уничтожения документов (специализированных носителей информации).

1.3. Для выборки перечня документов (специализированных носителей информации) Компании для уничтожения необходимо создать Экспертную комиссию, действующую в соответствии с соответствующим Положением [чч, мм, гггг]. В данной Экспертной комиссии должен быть назначен председатель (указывается должность и наименование структурного подразделения).

1.4. После составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за тот же период можно произвести отбор документов (специализированных носителей информации) которые необходимо уничтожить и составить акты о выделении к уничтожению.

Данные акты и описи должны быть рассмотрены  Экспертной комиссией одновременно на отдельном заседании.

1.5. На отобранные к уничтожению дела составляется акт о выделении документов (специализированных носителей информации) к уничтожению.

1.6. Документы (специализированные  носители информации) включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к первому числу  года в котором составлен акт. В случае внесения  в акт однородных документов (специализированных носителей информации) за разные годы, то названия всех документов (специализированных носителей информации) не перечисляются, а заголовок пишется один раз и указывается совокупное число документов (специализированных носителей информации).

1.7. Акт о выделении документов (специализированных носителей информации) к уничтожению должен быть составлен членами Экспертной комиссии и утвержден уполномоченным лицом.

1.8. Для гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении документов (специализированных носителей информации) к уничтожению составляются непосредственно и только после составления описей дел постоянного и временного сроков хранения.

1.9. Соответствующие описи документов (специализированных носителей информации) и акты должны быть рассмотрены единой комиссией в общем комплексе и утверждены уполномоченным лицом Компании.

1.10. Акт о выделении документов (специализированных носителей информации) к уничтожению составляется в [n-значение] экземплярах и должен храниться совместно с описями дел в архиве Компании в сформированном деле.

1.11. После проведения процедуры уничтожения документов в общей номенклатуре дел Компании должна быть проставлена отметка "Документ Уничтожен. Подробнее - акт от [чч, мм, гггг] N [номер]" с указанием должности, подписи и расшифровки подписи уполномоченного лицо которое несет ответственность за передачу дел на уничтожение, и даты.

1.12. Экспертной комиссией составляется и подписывается соответствующий акт об уничтожении документов (специализированных носителей информации) в составе [n-значение] экземпляров.

1.13. Факт уничтожения документов (специализированных носителей информации) фиксируется в специально заведенном для данной цели документе. Этот документ является конфиденциальным и должен хранится вместе с актами уничтожения в архиве Компании (или специально предусмотренном месте).