Большое количество организаций, независимо от размера, ведут документооборот со своими контрагентами и государством в электронном виде. Во внутренних делах компаний наблюдается аналогичная тенденция. Если электронные документы для других субъектов обязательно должны быть помечены электронной подписью (ЭЦП), то внутренних документов это не всегда касается – ЭЦП может быть необязательна, если программное обеспечение способно определить подписавшее документ лицо без нее.

Для осуществления внутреннего электронного документооборота в организации, управляющий орган компании издает приказ, регламентирующий все нюансы. В перечень внутренних документов входят уведомления, акты, договора, приказы, распоряжения, объяснительные и служебные записки. Весь этот список, порядок его обработки, рассмотрения, согласования и хранения определяются именно в приказе. Там же указываются лица, участвующие в электронном документообороте.

При необходимости разрабатываются инструкции по работе с документами, включающие в себя пошаговое описание действий работников, вовлеченных в дела организации. Программное обеспечение может содержать образцы типовых документов.

Создание, обработка и хранение электронных документов происходит в системе электронного документооборота. Документы, на которых обязательно наличие собственноручных подписей, дублируются и в бумажном виде. В данном случае положение должно включать в себя еще и список документов, дублирующихся на бумаге. Если дело ведется в электронном виде, в номенклатуре дел это указывается дополнительно.

Осуществляя электронный документооборот, руководитель организации должен гарантировать защиту и целостность информации.

Важно! Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» запрещает объединение баз данных с персональной информацией, если их обработка осуществляется в целях, противоречащих друг другу.

На сегодняшний день, на рынке представлено множество программ для организации документооборота как внутри, так и за пределами компании. Введение электронного документооборота требует дополнительных инвестиций, однако это быстро окупается удобством нововведений. Электронные документы позволят не только упразднить бумажные документы, но и значительно уменьшить сроки согласования и подписания – ведь любой электронный документ доходит до адресата мгновенно. Также значительно облегчается хранение документов, ускоряется их поиск и снижается вероятность утраты за счет автоматизации делопроизводства и документооборота.