Электронный документооборот

Положительные и отрицательные стороны электронного документооборота Уже с давних времен планировалось отменить бумажный документооборот. Вместе с тем как очень быстро начали развиваться современные технологии, возникла идея полного перевода с бумажной формы документооборота на электронный. Хоть такая форма документооборота во много раз лучше прежней, она подходит далеко не ко всем компаниям. К тому же на сегодняшний день законодательство ограничивает внедрение электронного документооборота. А сложность функционирования данного проекта требует специальной подготовки пользователей к работе с ней.

Для подавляющего числа предприятий требуется бухгалтер, ведь ведение бухгалтерской отчетности это весьма важный процесс. Вы можете взять в штат специалиста по бухгалтерии, однако многие предприниматели утверждают, что бухгалтер на аутсорсинге приносит куда больше пользы.


Электронный документооборот является автоматизированной системой, благодаря которой можно управлять корпоративным документооборотом. А управление информационным контентом в данном случае ведется посредством enterprise content management.

Автоматизация документационных процессов может иметь как свои положительные, так и отрицательные стороны.

В положительной стороне можно выделить значительную экономию средств. Ежемесячные затраты денежных средств на приобретение бумаги, чернил и оплату почтовых услуг составляют в конечном счете очень большую сумму. А помимо всего этого вся бумажная документация требует специально отведенного места для ее хранения.

Во-вторых, такого рода проект обладает доступом к цифровому формату всех документов. У вас появляется отличная возможность хранить огромное количество документации в облачном варианте. И при этом вы всегда можете получить доступ к информации посредством web-приложения. Благодаря этому сотрудники становятся более мобильными, и могут вести работу на удаленном расстоянии.

Положительные качества коснулись также и организации. Электронная документация во много раз легче упорядочивается, ищется и редактируется. Вам нет необходимости тратить огромное количество времени на поиск нужного документа, благодаря удобной системе поисковика в компьютере.

Внедрение во многие компании именно электронного процесса документации помогло в своем роде защитить экологию благодаря тому, что нет такой большой надобности в вырубке лесов. Но помимо всех этих положительных сторон стоит коснуться и минусов. Это выражается в первую очередь с ненадежностью цифровых носителей информации. Если вдруг произойдет ситуация, приведшая к выходу из строя жесткого диска, то вся документация, которая в данный момент на нем хранилась, будет полностью уничтожена. И для того чтобы избежать данной ситуации возникает необходимость воспользоваться внешней системой резервного копирования.

Также стоит сказать и о конфиденциальности данных, хранящихся на электронном носителе. В связи с тем, что на сегодня участились случаи взлома множества серверов, также возникла необходимость воспользоваться локальным сервером, шифрованием и ограниченным доступом. Также не помешает хранить некоторые особо важные документы в бумажном варианте.

Можно еще много существенных недостатков выделить в переходе с бумажной документации на электронный вариант, но следует помнить, что денежные затраты могут значительно увеличиться, если внедрить электронный документооборот.

• < Назад
• Вперёд >