<<назад к девятнадцатой части статьи

Кроме того, работодатель возмещает работнику дополнительные расходы, связанные с командировкой, - суточные. Их выплачивают работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Размер суточных компания должна установить внутренним документом (например, приказом). Именно в этих размерах их можно учесть при налогообложении прибыли. Это правило действует при командировках как по России, так и за рубеж. За время нахождения в пути работника, направленного в загранкомандировку за пределы территории РФ, суточные выплачивают:

- при проезде по территории России - в порядке и размерах, определенных для командировок в пределах территории РФ;

- при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, определенных для командировок на территории иностранных государств.

Вместе с тем дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, если работник следует с территории России. А при возвращении на территорию РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях. Эти даты определяют по отметкам пограничных органов в паспорте. Исключение составляют служебные поездки в страны СНГ, с которыми у РФ заключены межправительственные соглашения о том, что в документах для въезда и выезда пограничные органы не делают отметки о пересечении государственной границы. К таким государствам, например, относятся Белоруссия, Казахстан, Украина и Молдавия. Таким образом, при направлении работника в командировку в эти страны надо оформить командировочное удостоверение. Для целей загранкомандировок его составляют в том же порядке, что и для внутрироссийских служебных поездок. По общему правилу при загранкомандировках не требуется оформлять командировочное удостоверение. Кроме того, по мнению Минфина России, оно не требуется, если работник командирован для встречи с физическим лицом, которое не является представителем той или иной компании*(671). В данном случае поставить отметку на удостоверении принимающей стороны невозможно. Поэтому факт командировки может быть подтвержден:

- приказом (распоряжением) о направлении сотрудника в командировку;

- служебным заданием и отчетом о его выполнении;

- проездными документами, из которых следует дата прибытия и выбытия из места назначения;

- счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.

Если фирма отправляет сотрудника в командировку на территории двух или более иностранных государств, то суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, которые установлены для государства - принимающей стороны. Работнику, который выехал в загранкомандировку и возвратился в течение одного дня, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов от нормы.

При командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Вместе с тем вопрос о целесообразности ежедневного возвращения решает работодатель, оценив условия транспортного сообщения и характер выполняемой в командировке работы. В результате если командированный по окончании рабочего дня с согласия работодателя остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения возмещаются ему в общем порядке. При условии, что факт расходования средств подтвержден документами.

Вернувшись из командировки, сотрудник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней следующие документы. Во-первых, авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. К нему прикладывают командировочное удостоверение, документы, подтверждающие наем жилого помещения, фактические расходы по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и иные расходы, связанные с командировкой. На основании этих документов фирма обязана произвести окончательный расчет с командированным по выданному ему авансу. Во-вторых, сотрудник в те же сроки обязан представить работодателю отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения. Его оформляют в письменной форме.

Нередко компании для выполнения определенного задания необходимо направить в другую местность специалиста, работающего по гражданско-правовому договору. Поскольку такая поездка осуществляется исполнителем в интересах организации, то он, естественно, просит оплатить возникающие расходы. Однако при этом необходимо учитывать, что понятие "командировка" применимо только к лицам, связанным с фирмой трудовыми отношениями. Даже если в командировку направляется надомник*(672). Поэтому в такой ситуации расходы по выплате суточных в рамках гражданско-правовых отношений в целях налогообложения прибыли не учитываются. Ведь их выплата установлена Трудовым, а не Гражданским кодексом. Что же касается проезда и проживания, то тут ситуация несколько проще: при определенных условиях такие расходы могут быть приняты. Для этого необходимо данный момент предусмотреть в договоре с физическим лицом отдельно. Можно указать, например, что при необходимости поездки в другую местность для выполнения работ (оказания услуг) компания после предоставления исполнителем подтверждающих документов компенсирует ему затраты на проживание и проезд.

Зачастую командированные сотрудники подтверждают расходы на проезд не бумажным авиабилетом, а распечаткой электронного. Это документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. Правомерность оформления таких билетов законодатели подтвердили в конце 2007 года, изложив статью 105 Воздушного кодекса в новой редакции*(673). Так, "билеты могут быть оформлены в электронном виде (электронный перевозочный документ) с размещением информации об условиях договора воздушной перевозки в автоматизированной информационной системе оформления воздушных перевозок". А значит, сомнений в том, что фирма вправе учесть в целях налогообложения прибыли расходы на покупку виртуальных билетов, быть не должно. Согласно с этим и финансовое ведомство*(674). Главное в данном случае - собрать необходимые оправдательные документы.

По мнению Минфина России, для подтверждения указанных затрат компании понадобится маршрут-квитанция*(675). Причем оформлена она должна быть на установленном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете. Также для этих целей подойдет и простая распечатка электронного билета. Но к ней необходимо будет приложить подтверждающий оплату документ, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности (например, выписку из банка), или чек*(676). Позиция финансистов вполне оправдана, поскольку аналогичные требования к оформлению проездных документов предъявляет и Минтранс России. К документам, подтверждающим факт оплаты электронных билетов, Минфин России относит: чек ККТ; слипы, чеки электронных терминалов (при проведении операций с использованием банковской карты); другие документы, подтверждающие произведенную оплату, оформленные на бланке строгой отчетности*(677).

Нередко организации покупают билеты через агентства. Тогда их распечатку можно получить непосредственно в офисе агентства при заключении договора перевозки или после - у перевозчика при регистрации пассажиров. Нужно помнить, что этот документ может быть распечатан только до вылета самолета. Позднее пассажиру предоставят лишь письменную информацию о том, что он летел на конкретном рейсе. В этом случае в качестве оправдательного документа может служить оригинал посадочного талона*(678).

далее к двадцать первой части статьи>>