<<назад к двадцатой части статьи

Учет расходов на служебный транспорт

Компании, у которых есть автотранспорт, несут множество расходов на его содержание. Это затраты на ремонт, покупку ГСМ, приобретение запасных частей, хранение машины на автостоянке. Рассмотрим особенности учета некоторых видов подобных затрат.

Покупка и списание топлива

Один из самых распространенных видов расходов на содержание служебного автомобиля - это расходы на приобретение ГСМ. Зачастую топливо приобретают на АЗС с помощью талонов или топливных карт, которые бывают рублевыми или литровыми. По договорам, заключенным с АЗС, право собственности на топливо переходит в момент заправки автомобиля или оплаты и передачи талонов покупателю. В последнем случае затраты признаются в налоговом учете только после фактического использования талонов (карт). По итогам месяца АЗС передает организации акт о количестве отпущенного топлива. Акт вместе с документами на оплату бензина будет подтверждать факт приобретения топлива. При покупке бензина за наличные подтверждающими документами служат кассовый чек и авансовый отчет, которые водитель передает в бухгалтерию.

Сейчас действуют нормы расхода топлива и горюче-смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные Минтрансом России*(679). По мнению Минфина России и налоговой службы, расходы на покупку бензина можно включать в налоговые затраты в пределах минтрансовских норм*(680). В Минфине России считают: только при условии, что расход бензина соответствует норме, такие затраты можно считать экономически обоснованными и оправданными. Причем одним из основных аргументов чиновников является фраза, приведенная в самих нормах. Так, в них указано, что "...нормы расхода топлива... предназначены для... расчетов по налогообложению предприятий".

Мнение специалиста

Л. Полежарова, заместитель начальника отдела налогообложения прибыли организаций Минфина России, к.э.н.

Вне зависимости от того, какие транспортные средства (собственные или арендованные) использует налогоплательщик, расходы на приобретение ГСМ должны быть обоснованными и документально подтвержденными. Документом, подтверждающим расходы, является путевой лист. А при определении обоснованности затрат на приобретение топлива для служебного автотранспорта необходимо учитывать нормы расхода топлива.

На наш взгляд, такая позиция не вполне обоснована. Во-первых, Налоговый кодекс не устанавливает обязанности компании нормировать подобные расходы (в отличие, например, от затрат на рекламу или на оплату процентов по кредитам). По этому документу расходы на ГСМ должны учитываться при расчете налога на прибыль в размере фактических затрат. Во-вторых, Минтранс России не вправе разрабатывать те или иные нормативы, которые должны применяться для целей налогообложения. Равно как, например, Минпромэнерго России не имеет полномочий разрабатывать нормы расходования электроэнергии, в пределах которых затраты на ее покупку можно учесть при налогообложении. И, в-третьих, минтрансовские нормы не прошли необходимой процедуры, которая делает тот или иной документ обязательным для применения (не были зарегистрированы в Минюсте России и официально опубликованы). Следовательно, применяться они не должны. Аналогичной точки зрения придерживаются и суды. По их мнению, бензин должен списываться на основании данных о расходе топлива, указанных в путевом листе автомобиля. В нем отражают цель поездки, показания спидометра, остаток горючего при выезде и возвращении машины. На основании этой информации и определяют фактический расход топлива по конкретному автомобилю, затраты на покупку которого можно учесть при налогообложении. При этом арбитры признают, что нормы Минтранса России не предназначены для расчетов налогов*(681).

Таким образом, компании вправе самостоятельно разработать нормы расходования ГСМ, которые могут и превышать нормативы Минтранса России. Для этого допускается использовать техническую документацию на машину (как правило, там отражено среднее количество расходования бензина на 100 км пробега) или акты контрольного замера расходования топлива (это особенно актуально для подержанных машин, которые тратят топлива больше, чем указано в технической документации). На основании этих данных руководитель компании должен издать приказ об утверждении норм по каждому автомобилю фирмы. Этот документ и будет служить основанием для включения затрат на ГСМ в налоговые расходы. В нем можно указать коэффициенты, которые учитывают конкретные условия эксплуатации машины. Дело в том, что расход бензина повышается при использовании транспорта, например, в зимних условиях или в крупных городах. Причем коэффициенты можно использовать и минтрансовские. Все сказанное прежде всего относится к компаниям, которые используют технику, потребляющую бензин в размерах, превышающих нормы Минтранса России. Остальные фирмы вполне могут использовать и министерский норматив. Это поможет избежать каких бы то ни было споров с проверяющими по поводу налогового учета бензина.

В документе Минтранса России приведены нормы расхода топлива по видам транспорта, формулы и методы расчета нормативного расхода топлива, установлен порядок применения норм. Актуальные нормы дифференцированы в зависимости от страны происхождения транспорта (отечественные, из стран СНГ, зарубежные).

Минтрансовские рекомендации содержат, в частности, следующие основные приложения:

- нормы расхода смазочных материалов;

- значение зимних надбавок к нормам расхода топлива по регионам России в зависимости от климатических районов;

- классификацию и систему обозначения автомобильных транспортных средств;

- примеры расчета нормативного расхода топлива и т.д.

В документе расширен перечень базовых норм расхода ГСМ в расчете на конкретную модель автомобиля. В основном это произошло за счет включения новых марок машин, которые были выпущены производителями с момента утверждения старой редакции норм. Например, в распоряжении появились базовые значения норм расходов топлива для таких марок автомобилей, как ВАЗ-21214-20 "Шевроле-Нива", BMW X5, Volvo XC 90 и др.

Для легковых автомобилей нормативное значение расхода ГСМ определяют по формуле:

НРТ = 0,01 х БН х ПА х (1 + 0,01 х ПК),

где НРТ - нормативный расход топлива (л); БН - базовый норматив на 100 километров пробега; ПА - пробег автомобиля (км); ПК - поправочный коэффициент.

Базовый норматив по каждой марке авто указан в нормах расхода топлива. В таблице 7.1 - для машин отечественных и из стран СНГ, а в таблице 7.2 - для иномарок. Пробег транспортного средства определяют по данным путевых листов. Повышающие и понижающие коэффициенты есть в пунктах 5 и 6 норм. Если компания вправе учитывать несколько коэффициентов, то они суммируются (см. примеры расчетов в приложении N 5 к минтрансовским нормам). Допустим, фирма эксплуатирует автомобиль после капитального ремонта в городе с населением свыше 3 миллионов человек. В этом случае поправочный коэффициент составит 35 процентов (25 + 10). Причем повышающий коэффициент (или сумма нескольких) уменьшается на понижающий. Конечно, при условии, что компания должна его применять.

Пример

По путевому листу новый легковой автомобиль ВАЗ-2105 совершил пробег 158 км по г. Москве. Базовая норма расхода топлива для такой машины составляет 8,5 л/100 км. Повышающий коэффициент (за обкатку новой машины и проезд по городу с населением свыше 3 млн. человек) составит:

10 + 25 = 35%.

Нормативный расход топлива равен:

0,01 х 8,5 л х 158 км х (1 + 0,01 х 35) = 18,1 л.

В то же время если Минтрансом России не утверждены нормы расхода топлива для того или иного вида автомобильной техники, они могут быть установлены руководителем компании на основании технической документации к машине или информации, предоставляемой изготовителем этого транспорта*(682).

Как мы уже говорили, один из основных документов, подтверждающих расход топлива, - путевой лист. Данные, указанные в нем, не только подтверждают расход топлива, но также могут использоваться при начислении заработной платы водителю. Поэтому при заполнении путевого листа необходимо учитывать все обязательные реквизиты, иначе он будет недействителен.

Предприятиям, которые оказывают транспортные услуги, нужно использовать путевые листы еще и в силу специфики их работы. Это требование установлено Федеральным законом "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (автотранспортным организациям запрещено оказывать услуги по перевозке граждан, грузов без оформления путевого листа)*(683).

Разработка обязательных реквизитов путевых листов, используемых автотранспортными предприятиями, и порядка их заполнения возлагается на Минтранс России*(684). В соответствии со статьей 6 Устава автомобильного транспорта еще в 2008 году были утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов*(685).

Отметим, что в обязательных реквизитах документа отсутствует информация об учете маршрута следования. Между тем без такой информации нет возможности отразить расходы на ГСМ в налоговом учете, поскольку все налоговые затраты должны быть экономически обоснованными. О необходимости указывать конкретный маршрут напоминают и налоговики*(686). Вместе с тем, приступая к составлению собственного путевого листа, фирме не стоит забывать и о бланке Госкомстата России. Некоторые реквизиты можно взять из него.

Что касается порядка заполнения путевого листа, бухгалтерам нужно учесть следующее. Во-первых, документ нужно оформлять отдельно на каждое транспортное средство, поэтому лучше заранее разработать форму для каждого типа транспорта (легкового, грузового и т.д.). Во-вторых, необходимо помнить, что путевой лист можно оформлять как на каждый день, так и на определенный срок (по нашему мнению, целесообразно ограничивать срок действия одним месяцем), что также необходимо зафиксировать в форме документа. Заполненные путевые листы должны храниться собственниками транспортных средств в течение пяти лет и регистрироваться в специальном журнале.

далее к двадцать второй части статьи>>