Как подтвердить расходы электронными документами в целях исчисления налога на прибыль
Вопрос: О подтверждении расходов электронными документами для исчисления налога на прибыль.
Ответ МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ:
ПИСЬМО
от 2 сентября 2014 г. N 03-03-06/1/43920
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу подтверждения расходов электронными документами для целей исчисления налога на прибыль организаций и сообщает следующее.
Согласно пункту 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Статьей 313 Кодекса определено, что подтверждением данных налогового учета являются в том числе первичные учетные документы (включая справку бухгалтера).
В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) оформлению первичным учетным документом подлежит каждый факт хозяйственной жизни организации.
В соответствии с пунктом 4 статьи 9 Закона N 402-ФЗ предусмотрено, что формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
Согласно пункту 4 статьи 9 Закона N 402-ФЗ предусмотрено, что определенные руководителем экономического субъекта для применения в организации первичные учетные документы должны содержать все обязательные реквизиты, установленные в пункте 2 статьи 9 Закона N 402-ФЗ.
В соответствии с пунктом 5 статьи 9 Закона N 402-ФЗ первичный учетный документ может быть составлен на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ).
Исходя из статьи 5 Закона N 63-ФЗ видами электронных подписей, отношения в области использования которых регулируются Законом N 63-ФЗ, являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись и усиленная квалифицированная электронная подпись.
Согласно статье 6 Федерального закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
При этом информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.
Поскольку в главе 25 Кодекса в части документального подтверждения расходов не установлено особенностей, в соответствии с которыми определенные документы должны оформляться исключительно на бумажном носителе или составленные в электронной форме документы могут подписываться простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, то, по мнению Департамента, первичные учетные документы, составленные в электронном виде, могут подтверждать соответствующие расходы для целей налогообложения прибыли при условии их надлежащего подписания усиленной квалифицированной электронной подписью.
Одновременно сообщаем, что настоящее письмо Департамента не содержит правовых норм или общих правил, конкретизирующих нормативные предписания, и не является нормативным правовым актом. Направляемое мнение Департамента имеет информационно-разъяснительный характер по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах и не препятствует руководствоваться нормами законодательства о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.
Комментарий:
Минфин России отметил, что Налоговый кодекс РФ не требует, чтобы документы, подтверждающие расходы по налогу на прибыль, составлялись исключительно на бумажном носителе. Следовательно, может быть использована электронная форма. Налоговое законодательство не содержит также положений, в соответствии с которыми составленные в электронной форме документы могут подписываться простой или усиленной неквалифицированной подписью. На этом основании финансовое ведомство приходит к выводу, что расходы являются документально подтвержденными, как того требует ст. 252 НК РФ, при условии надлежащего подписания документа усиленной квалифицированной электронной подписью. Напомним, что подобной позиции Минфин России придерживался и ранее (подборку официальных разъяснений см. в Энциклопедии спорных ситуаций по налогу на прибыль).
Однако возможен и иной подход. Исходя из ст. 5 Закона об электронной подписи документ может быть подписан как простой электронной подписью, которая подтверждает факт формирования подписи определенным лицом, так и усиленной электронной подписью. Последняя может быть двух видов: квалифицированная и неквалифицированная. Они различаются тем, что квалифицированная подпись используется только при наличии сертификата ключа проверки электронной подписи, выданного аккредитованным удостоверяющим центром.
По общему правилу, установленному в ст. 6 Закона об электронной подписи, равнозначным подписанному собственноручно является документ, подписанный квалифицированной подписью. Простая электронная или неквалифицированная электронная подпись признается эквивалентной собственноручной подписи на бумажном носителе, если это предусмотрено федеральными законами (принятыми в соответствии с ними НПА) либо закреплено в соглашении между участниками электронного взаимодействия. Таким образом, контрагенты вправе договориться о том, что документ, подписанный простой или неквалифицированной подписью, равнозначен подписанному собственноручно. При этом условии данные документы будут подтверждать произведенные расходы в целях налогообложения прибыли. Аналогичное мнение высказывала ФНС России (см. Письмо от 24.11.2011 N ЕД-4-3/19693@).
Следует отметить, что судебная практика на уровне судов кассационной инстанции по вопросу подтверждения расходов документами, подписанными простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, не сложилась.
Заметка по материалам системы Консультант+.